年賀状作成のために、手持ちのMacのwordとexcelにて、宛名書きを作りたかったので、調べて作ってみた。

やってみよーう、差し込み文書

今までは、郵便局のアプリを使って宛名印刷をしていたのですが、毎年毎年アプリのバージョンアップをしないと使えないのに疲れてしまっていました。

そんな折、「お、これだ」と思ったできごとがあったのです。

というのも、日頃職場のデイケアでお世話になっている利用者様が、ExcelとWordの組みわせにて、宛名書きをされているのをお手伝いする機会がありました。それをみて感動しました。そう、「ああ、こういうのでいいのじゃよ、こういうので」と深く感動したのです。ですから、トライしてみたいとおもっていました。

年末がきたのでトライしてみました。空き時間で取り組んでみたのですが、地味に時間がかかりました。

なお、制約として、手持ちにwindowsがあるんですが、デスクトップで作業が限られるので、macで作業できる方法を模索しました。

差し込み機能活用の初心者のクセに、Windowsならウィザードが使えて簡単にできるのに、Macだとできないのに挑戦することにしたのは、ちょっとつまづきポイントでしたが、下記の記事のお陰様で、なんとか形にできました。

https://office-hack.com/excel/mac-excel-printing-addresses-on-postcards/#google_vignette

ということで、備忘録です。手順の順番に書いていきます。

１　Excelで住所録を作る

つくりました。

とりあえずここにデータをいれます。

いれました

２　Word側で呼び出す

よびだせない。

どうやら、説明が気をちゃんと読めてなかったので、住所録の始まりがA1からじゃなかったんが問題だったようです。とほほ。

ということで住所録を修正しました。

これで呼び出せるようになりました。

３　宛名書きの文面を整える

おおよそ、上のリンク先にある通りなのですが、それだとうまくいかなかったことが、いくつかあったのでオリジナルで頑張ってみました。

連名表示

連名部分が存在している時だけ、表示させる設定にしたいので、とりあえず、連名枠４つを作って、それでも行が足りなかったりするかな、とおもったので、連名枠の２と３は同じ行に表示するようにしました。

連名枠が、将来的にもう一つ必要になった時にも拡張できるように、と思いまして。

で、問題は、「様」の表記なのですが、これは、「差し込み文書」の「ルール」のところを使って、条件で、連名枠があれば、それに対応して様を都度表示するようにすることで解決しました。

力技で、数を設定したり、レイアウトを調整したので時間がかかりました。

よりスマートな方法があれば誰か教えて欲しいなと思います。マジで。

住所の全角表示、フィールドを使って。

エクセルに入力したものを引っ張ってくるので、数字の表記がバラバラになってしまって、住所の見た目がよろしくないことになってしまっていました。

ので、これを半角数字を強制的に全角に置き換えることで解決したかったのですが、なかなか手こずりました。

結論を言うと、自分に「フィールド」と言う機能の概念がなかったために、必要な操作を調べることすらスムーズにできなかったです。

あと、Macのwordだとバックスラは、ドルマーク表示になるんですね。よくわからんですが。そしてそもそも、macでバックスラッシュの入力方法すらしりませんでした。「optionキー」と「¥キー」の組み合わせで実現できるんですね。

この点も、勉強になりました。

知らないことがまだまだたくさんあるな、と、思いました。

でもこれで、「{△MERGEFIELD△△フィールド名△}」に「¥* DBCHAR」　を追記することでうまくいきました。

フィールドの記法については、こちらのサイトを参考にいたしました。

https://cs.wingarc.com/manual/svf/svf10/ja/1883824.html#UUID-eeda2b89-472a-3bad-c737-07b66ead60f7_section-idm232175565942489

４　完成（と思ってた）

ということで、Excelで作成した住所を、Wordに引っ張ってきて宛名がきを差し込み印刷で効率的に行うことができるようになりました。

今年の年賀状印刷の目処がたったので実に嬉しく思います。

反省点としては、必要と想定していた時間は1時間弱だったのですが、実にその3倍3時間強の時間を費やしてしまいました。やっぱり時間の見積もりが甘いですね。

でも、案外といいますか、正直、結構、やってみてよかったです。

今後使えるノウハウがいくつも手に入りました。やっぱりネットに書いてあることは、自分の手を実際に動かさないとできるやらできないやらがわからないことがあるなあ、と思いました。

同時に、帳票作成のノウハウについての理解を深めることができたように思います。

5　ハイフン修正（その後の修正）

印刷しようとして気が付いたのですが、、縦書きにしても、ハイフンて、横表示になってしまうのですよね。郵便局員さんは、きっとこれでも読んでくれて問題なく届くのでしょうが・・・なんかダサい。ということで。

なんとか、「‐（ハイフン）」が縦表示されるようにしたい。

住所の番地をハイフン使っていたら縦書きでも横線表示になってしまっていて困った。

これを縦書きにしたい。

で、結局、ハイフンをすべて、「ー」（のばしぼう）に変換して事なきを得ました。

最初は上記のフィールドの機能を使うことで、「‐（ハイフン）」を縦線表示する方法を探していたのですけれど、方々手をつくして調べたけれども、結局仕様の問題とかでできそうになかったので、逆転の発想で、全角延ばし棒にしました。

数字の「１」とも差別化できてよかったです。

今回の学び

正直これまで、仕事で日常的に使うにしても、Wordを深く使いこなそう、という気力はそんなに湧いてこなかったのですが、やっぱり深掘りすると、単純なGUI操作をしているだけでは辿り着けない領域に到達するのですね。

今回は、そのとっかかりに触れることができたと言う意味でも、差し込み文書の仕組みに挑戦してみてよかったな、と思います。

これをきっかけに「フィールド」、もっと勉強してみたいと思います。